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HR 使用千问办公【场景与提示词】手册,复制就能用!

如何使用本手册

本手册按HR 七大工作模块整理了高频使用场景与可直接复制的提示词模板。每个场景包含三部分:适用情境说明什么时候用、提示词是给千问办公的完整指令模板、小贴士是让效果更好的技巧。
使用方法很简单:找到对应场景,把提示词中【】内的占位内容替换成你的实际情况,粘贴给千问办公即可。提示词本身也可以组合改造——先让千问按模板一产出初稿,再用"请调整语气为……"持续追问打磨。
除了对话问答,千问办公还能直接处理文件:上传简历PDF 让它做匹配度分析、上传 Excel 人事数据表让它算离职率、让它把产出直接生成 Word/Excel/PPT 成品文件、联网查询最新政策法规。善用这些能力,本手册的场景可以进一步组合提效。


安全红线(必读)

1. 个人信息脱敏:向AI 输入简历、薪酬、绩效等资料前,将姓名、身份证号、联系方式等替换为编号或占位符。涉及薪酬数据时,只提供岗位序列、职级、带宽等汇总信息。

2. 法律事项不外包:劳动纠纷、裁员方案、劳动合同条款等涉及法律效力的内容,AI 输出仅供起草参考,正式文件务必经法务审核。

3. 对外发出前人工复核:Offer、处分通知、全员公告等正式文件,发送前逐字确认事实与措辞,AI 可能出现细节偏差。


模块一 招聘与人才配置

1.1 职位描述(JD)撰写

适用情境:用人部门只丢来一句"帮我招个运营",需要快速产出一份规范、有吸引力的 JD 发布到招聘渠道。

你是一位资深招聘专家。请根据以下信息撰写一份完整的职位描述(JD):

【岗位名称】:

【部门/ 汇报对象】:

【核心职责】(只列关键词也行):例:内容策划、社群运营、活动执行

【任职要求】(学历/ 经验 / 技能):

【薪资范围/ 团队亮点】:

要求:1)职责描述具体可衡量,避免空话;2)任职要求区分"必须"与"加分项";3)结尾附一段有吸引力的"为什么加入我们";4)全篇控制在 500 字以内,语言简洁有活力。

小贴士:先把用人部门的原话原样贴进【核心职责】,让千问帮你把口语转成规范表述,再回头和用人部门确认,一轮就能定稿。


1.2 简历初筛与匹配度分析

适用情境:一个岗位收到上百份简历,需要快速判断谁值得进入电话初聊;或上传简历 PDF 文件直接分析。


你是一位严谨的招聘官。我会给你一份职位JD 和一份脱敏简历,请:

1)逐条对照 JD 的硬性要求,标注简历中"满足 / 部分满足 / 不满足"的证据;

2)提炼简历中 JD 未要求但有价值的亮点;

3)给出 1-10 分的匹配度评分和理由;

4)列出建议在电话初聊时确认的 3 个疑点。

【JD】:

【简历】:

注意:只基于简历内容判断,不做与工作能力无关的推断(如年龄、性别、婚育状况)。

小贴士:批量处理时可让千问按固定格式输出汇总表格(候选人编号 / 匹配分 / 关键证据 / 疑点),再导入 Excel 排序。


1.3 结构化面试题设计

适用情境:面试官各问各的、评估标准不统一;需要为特定岗位快速出一套有统一评分标准的面试题。


你是一位面试官培训专家。请为以下岗位设计一套结构化面试题:

【岗位】: 【级别】: 【重点考察维度】:例:专业能力、抗压性、协作意识

要求:1)每个维度 2-3 题,行为面试题用 STAR 式提问("请举一个具体例子说明……");2)每题附上"优秀回答的特征"和"危险信号";3)最后附 2 道开放性价值观题。


1.4 面试评估报告整理

适用情境:多位面试官的反馈零散、口径不一,需要汇总成一份可支撑录用决策的评估报告。

以下是多位面试官对候选人【编号】的零散评价,请帮我整理成一份结构化面试评估报告:


1)分维度归纳各面试官观点,区分"意见一致"与"存在冲突"的部分;

2)总结候选人的优势与风险;

3)给出录用建议(推荐 / 待定 / 不推荐)及理由;

4)附尚需背景调查或终面确认的要点。

【面试官反馈原文】:


1.5 Offer 沟通邮件与婉拒信

适用情境:给通过面试的候选人发 Offer 沟通邮件,以及给未通过的候选人发得体的婉拒信。

帮我写两封邮件。


第一封是Offer 沟通邮件。背景:候选人【姓名】,岗位【】,薪资方案【】,期望入职日期【】,需要候选人在【】日前确认。语气专业有温度,表达对候选人的重视,写清回复截止时间与入职材料清单。

第二封是婉拒信,发给本次面试未通过的候选人。语气真诚,肯定其投入,不透露内部讨论细节,欢迎未来合适机会再联系。控制在150 字以内。

模块二 入职· 转正 · 异动 · 离职

2.1 新员工入职引导计划(30-60-90 天)

适用情境:新人入职第一周不知从何下手、三个月后仍没进入状态;需要一份让新人"看完就知道每周干什么"的引导计划。

请为一位新入职的【岗位,如:Java 开发工程师】设计 30-60-90 天入职引导计划。


背景:团队规模【】人,主要使用的工具/ 技术栈【】,是否实行导师制【】。

输出:按0-30 / 31-60 / 61-90 天分阶段,每个阶段包含:学习目标、关键任务、需要认识的关键协作人、阶段检查点。要求具体到新人能直接照着执行。



2.2 转正评估意见起草

适用情境:试用期结束前,需要基于导师反馈和阶段性目标完成情况,起草客观、有依据的转正评估。

帮我起草一份转正评估意见。以下是新员工【编号】试用期表现记录(导师反馈、阶段性目标完成情况、协作表现):


【粘贴记录】

请输出:1)试用期总体评价(3-5 句);2)突出表现;3)待改进项(客观、建设性);4)转正建议:同意转正 / 延期转正 / 不予转正。语气客观,只基于记录中的事实,避免主观标签。


2.3 调岗 / 异动沟通方案

适用情境:业务调整需要员工转岗、转项目或更换汇报线,员工可能有顾虑,需要一次准备充分的沟通。

我要和员工沟通一次调岗。情况:【如:因业务调整需从A 项目转至 B 项目,员工之前表达过对新方向没信心】。

请帮我准备:1)沟通的开场与目的说明;2)调整的业务原因(诚实但得体);3)对员工个人发展的影响分析(机会与挑战都要讲);4)预估员工可能的 3 类顾虑及应对话术;5)沟通结束后的跟进动作。


2.4 离职面谈提纲与挽留策略

适用情境:骨干员工提出离职,需要判断离职原因、评估是否挽留、并从离职中沉淀组织改进点。

请帮我准备一场离职面谈。员工情况:【司龄/ 岗位 / 近期表现 / 已知的离职原因(如有)】。

输出:1)面谈提纲(从开放性问题切入,避免审问感);2)若离职原因属于可挽留类别(薪酬 / 发展 / 团队氛围),给出分级挽留方案(A 强挽留 / B 常规 / C 顺其自然);3)不可挽留时的体面收尾话术;4)面谈后需要沉淀的组织改进要点清单。

模块三 培训与发展

3.1 年度培训计划框架

适用情境:年底要向管理层提交明年培训计划,需要一份分层、可衡量、预算合理 的框架方案。

请帮我搭建年度培训计划框架。公司背景:【行业/ 规模 / 明年战略重点】。今年想重点提升:【如:一线管理者的带团队能力】。


输出:1)按人群分层(新员工 / 业务骨干 / 管理者)的培训主题矩阵;2)每类人群的建议形式(工作坊 / 导师制 / 线上课程)与频次;3)预算分配建议比例;4)衡量培训有效性的方法(不只看满意度问卷)。



3.2 培训课程大纲与互动设计

适用情境:自己要上台讲课(如给新晋主管做绩效反馈培训),需要大纲、互动环节和练习材料。

我要给【对象,如:新晋主管】做一场【时长,如:2 小时】的培训,主题是【如:如何做绩效反馈面谈】。


请输出:1)课程大纲,含每个环节的时长分配;2)开场破冰活动建议;3)2 个可用于现场练习的角色扮演场景卡(含扮演指引);4)结尾的行动计划模板。可以让我直接把产出做成 PPT。

小贴士:大纲确认后追加一句"基于以上大纲生成 PPT,每页要点不超过 5 条",千问办公可以直接产出 .pptx 文件。



3.3 培训效果评估问卷

适用情境:培训结束需要收集反馈,但不想用一份诱导性强、没人认真填的问卷。

请为一场【主题】培训设计效果评估问卷:不超过12 题,覆盖柯氏四级评估的前两级(反应层、学习层),以 5 分量表题为主,加 2 道开放题。要求避免诱导性提问(不要出现"您是否同意讲师非常优秀"这类问法)。



3.4 个人发展计划(IDP)辅导

适用情境:和员工做年度发展沟通时,帮助对方把模糊的"想成长"变成具体可执行的发展计划。

请帮我辅导一位员工制定IDP(个人发展计划)。员工背景:【岗位 / 职业目标 / 优势和短板(来自绩效反馈或本人自述)】。


输出:1)1 个长期职业方向 + 2 个年度发展目标(SMART 化);2)每个目标对应的发展行动,按 70-20-10 原则分配(70% 实践任务 / 20% 人际学习 / 10% 课程学习);3)需要的组织支持;4)季度复盘检查点。

模块四 绩效管理

4.1 KPI / OKR 指标设计

适用情境:为新岗位或新业务设计考核指标,或复盘现有指标"形同虚设"的问题。

请为【岗位/ 团队】设计绩效考核指标。该岗位的核心价值是:【描述】,当前阶段的业务重点是:【描述】。


要求:1)给出 4-6 个指标,区分定量与定性;2)每个指标说明计算口径与数据来源;3)标注权重建议;4)指出每个指标可能被"钻空子"的方式及防范口径。



4.2 绩效面谈准备脚本

适用情境:绩效季要和员工逐一面谈,尤其是要传递"绩效不理想"信息的面谈,最怕谈崩或谈完没结论。

下周我要和员工做绩效面谈。员工情况:【绩效等级/ 主要表现事实 / 待改进项】。近期表现记录:


【粘贴记录】

请帮我准备:1)面谈结构脚本(开场—回顾—反馈—倾听—共识—收尾,每步给 1-2 句示例话术);2)反馈用"事实 + 影响 + 期待"结构改写,避免人身评价;3)预判员工可能的反应(抵触 / 沉默 / 情绪化)及各自应对;4)面谈后的跟进事项清单。


4.3 绩效改进计划(PIP)

适用情境:员工绩效持续不达标,需要启动正式的改进流程。措辞合规性要求高,建议产出后经法务或 HR 负责人复核。

请帮我起草一份绩效改进计划(PIP)。员工情况:【岗位 / 具体绩效差距(用事实描述)/ 此前已进行的沟通及结果】。改进周期:【如 4 周】。


要求:1)改进目标可观察、可衡量;2)分解到每周的里程碑;3)公司提供的支持资源;4)各节点检查方式;5)结果应用说明——措辞严谨合规,不使用威胁性表述,也不做任何承诺。标注需要法务确认的条款。


4.4 绩效评语撰写

适用情境:写评语时反复憋"该员工工作认真负责";需要写得有事实支撑、千人千面。

请根据以下绩效记录,为员工【编号】撰写绩效评语,用途是【自评润色/ 上级评语】。记录:


【粘贴关键事实,如:Q2 完成 X 项目交付,提前 1 周;客户满意度从 82 提升至 91;但跨部门协作中有 2 次交付延期】

要求:1)结构为"总体评价—突出贡献—待改进—下阶段期望";2)每项评语有事实支撑;3)多用行为动词,语气专业克制;4)篇幅 200 字左右。

小贴士:给多位员工写评语时,附上岗位差异和各自记录分批处理,最后让千问自查"是否存在多人评语雷同、套话占比过高"。



模块五 薪酬与激励

5.1 调薪沟通话术

适用情境:调薪季要和员工逐一沟通方案,涨幅有限时尤其考验表达;谈崩的往往不是数字而是逻辑没讲清。帮我准备一次调薪沟通。情况:【员工岗位/ 本次调薪幅度 / 调薪原因(绩效突出 / 市场对标 / 普调)/ 薪酬结构变化(如有)】。

输出:1)沟通话术,讲清调薪逻辑而非只报数字;2)若员工对幅度不满意,给出 3 种应对角度(涨幅有限时如何谈总回报、发展机会与下次调薪机制);3)列出需要避免的表述(如与其他员工比较、对未来的绝对承诺)。


5.2 薪酬数据分析(务必先脱敏)

适用情境:年度薪酬盘点:检查带宽合理性、内部公平性,以及与市场水平的差距。可将脱敏 Excel 上传给千问直接分析。

我有一份脱敏的薪酬数据(仅含岗位序列/ 职级 / 薪酬带宽 / 该带宽人数),请帮我分析:


1)各序列薪酬带宽的合理性与相邻职级的重叠度;2)可能的内部公平性风险点;3)与【城市 / 行业】市场分位的差距及调整建议。

数据:【粘贴或上传表格】。注意:输出中不得出现可用于识别个人的信息。


5.3 低成本激励方案脑暴

适用情境:预算有限但想让员工"有感知",需要跳出奖杯、锦旗这类例行公事的激励创意。

我们要为【人群,如:销售团队/ 研发团队】设计非现金激励方案,预算有限(人均【】元 / 年)。请给出 10 个低成本高感知的激励创意,每个说明:适用场景、实施成本、风险提示(如公平性质疑、合规风险)。避开"又发个奖杯"这类无感方案。


模块六 员工关系与企业文化

6.1 公告 / 通知撰写

适用情境:制度调整、人事任命、节假日安排等各类全员或部门通知,要求信息准确、FAQ 到位、不来回答疑。

请帮我写一则【类型:制度调整/ 人事任命 / 活动通知 / 节假日安排】公告。要点:【背景 / 事项 / 生效时间 / 影响范围 / 答疑渠道】。语气:【正式 / 亲切活泼】。


要求:1)正文简明,先说结论再说背景;2)预判员工最关心的 3 个问题写进 FAQ;3)篇幅 300 字以内。


6.2 制度起草与修订

适用情境:新建制度或修订旧制度,要求条款严谨、无歧义、可执行,并能提示法律审查点。

请帮我起草/ 修订【制度名称,如:远程办公管理制度】。背景与目前实际做法:【描述】。


要求:1)包含目的、适用范围、具体条款、违规处理、解释与生效;2)条款编号规范;3)消除歧义——不用"酌情""适当"等模糊词,确需保留的须明确裁量标准;4)标注需要法务 / 工会程序确认的条款。

小贴士:修订场景下把旧制度全文贴入,要求"逐条比对改动并输出修订说明表",方便向员工公示变更点。


6.3 政策解读转译

适用情境:新政策发布后员工"看不懂、不想看",需要一份"这对你意味着什么"的友好版解读。

请把以下制度/ 政策原文转成员工友好版解读:用"这对你意味着什么"的视角,分场景举例说明(如"我下周要请年假,怎么操作"),配步骤化的操作指引,结尾保留原政策的关键定义。原文:


【粘贴原文】


6.4 员工活动策划

适用情境:团建、年会、节日活动策划,要出多个方案供选择,且考虑周全(预算、天气、人数变动)。

为【团队规模/ 预算 / 时间,如:30 人、人均 100 元、周五下午 3 小时】策划一场团建活动。请给 3 个风格不同的方案,每个包含:活动流程、物资清单、预算分配、风险预案(天气变化 / 人数临时增减 / 安全隐患),以及一个能让参与者记住的"记忆点"设计。



6.5 敏感沟通话术准备

适用情境:提醒长期迟到、通报失误责任、告知汇报线调整等"不好开口"的谈话,核心是对事不对人。

我需要和员工进行一次敏感沟通。场景:【如:提醒长期迟到/ 通报项目失误的责任归属 / 告知汇报线调整】。事实情况:


【客观描述事实】

请给出:1)开场方式(不绕弯但不伤人);2)核心信息的表达话术(对事不对人);3)给员工解释空间的提问方式;4)收尾与后续跟进安排;5)本次沟通的禁忌表述清单。


模块七 HR 事务与数据分析

7.1 HR 周报 / 月报生成

适用情境:月底把流水账式的工作记录变成管理层要看的月报:数据说话、问题前置、一页讲完。

根据我本月的工作记录,生成一份HR 月报。记录:


【粘贴流水账,如:本周面了8 人发了 2 个 offer;处理 1 起员工投诉;完成 Q3 培训供应商比价……】

要求:1)按"招聘进展 / 员工异动 / 培训 / 员工关系 / 风险预警"分类归纳;2)每类用数据说话(完成率、环比变化);3)结尾提炼 3 个需管理层关注的问题与建议;4)一页以内,可以直接排版成 Word。



7.2 人事数据洞察

适用情境:有离职、司龄、编制等脱敏数据表,需要算清指标、找到规律、给出建议。Excel 文件可直接上传。

以下是脱敏的人事数据(离职人数/ 在职人数 / 离职原因分类 / 司龄分布)。请:


1)计算月度 / 季度离职率并做同比、环比;2)识别离职集中的司龄段与原因类别;3)基于数据提出 2-3 条可执行的改善建议,区分"HR 可自行推进"与"需管理层支持";4)明确指出数据量不足以支撑结论的地方,不要强行下结论。

数据:【粘贴或上传表格】


7.3 会议纪要整理

适用情境:HR 例会、部门对接会开完,把录音转写或速记快速变成有决议、有责任人、有期限的纪要。

请把以下HR 例会的录音转写 / 速记整理成会议纪要:

1)按议题归纳讨论要点;2)提取"决议事项 / 待办事项 / 责任人 / 截止时间"清单,做成表格;3)单独标注有分歧、未形成结论的事项;4)语气客观,不加入个人评价。

原文:【粘贴】


7.4 内部制度问答助手

适用情境:员工常问"年假怎么算""报销流程是什么",把制度文档喂给千问,让它按文档严格回答,减少自己重复答疑。

你是我们公司的HR 制度问答助手。我会提供公司制度文档,请先通读。之后我的提问请严格依据文档回答并注明依据条款;文档未覆盖的问题,明确回答"制度暂未规定,建议咨询 HRBP",不要编造。回答风格:先给结论,再给依据,最后给操作步骤(如适用)。


文档:【粘贴或上传】


7.5 邮件润色与翻译

适用情境:重要邮件(全员通知、对外沟通、给外籍高管的英文邮件)发出前的润色和翻译。

帮我润色并翻译这封HR 邮件。目标读者:【如:全员 / 外籍高管】,目标语言:【中文 / 英文】,语气:【专业温和 / 简洁直接】。要求:去掉套话和空泛表述,重点信息前置,控制在【】字以内。原文:


【粘贴原文】


附录 提示词万能公式

角色

给千问一个身份:"你是一位资深招聘专家 / 面试官培训专家 / 严谨的薪酬分析师"。角色决定了它的专业视角和表达口吻。

背景

给足上下文:岗位信息、团队情况、公司阶段、历史沿革。背景越具体,产出越贴合实际,越少"正确的废话"。

任务

用清晰的动词开头:撰写/ 分析 / 整理 / 润色 / 设计 / 脑暴 / 转译。一个提示词里可以有多项任务,但要说清先后。

格式

规定输出形态:字数上限、段落结构、表格/ 清单、输出成 Word 还是 Excel。明确格式能省掉大量返工。

约束

划出边界:"不做与能力无关的推断""避免模糊表述""不编造数据"。红线写进提示词,比事后检查更有效。

本手册所有提示词都遵循同一个结构:角色 + 背景 + 任务 + 格式 + 约束。理解这个公式后,遇到手册没覆盖的场景,也能自己写出高质量提示词。



三个进阶技巧

1. 让它先提问再动手。在提示词末尾加一句"如果信息不足,请先向我提问再开始"。这一句话能显著减少"看起来完整但方向跑偏"的产出。

2. 分步走,别指望一步到位。复杂任务拆成多轮:先要大纲,确认后再要全文,最后再让它调整语气。每轮都基于已确认的上一步,质量远高于一次性生成。

3. 给一个你满意的范例。团队里总有写得好的公告或评语,把它作为示例贴给千问:"参考这个风格再写一份"。范例比任何形容词都管用。

声明:该文为企学宝原创文章,转载请注明出处,谢谢合作!

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